Оперативно, прозрачно, достоверно

С начала повсеместного внедрения «Облачной бухгалтерии» и централизации учётных функций в Пермском крае прошел год. Уже можно подвести первые итоги этой не самой заметной, но очень значимой финансово-экономической реформы.

Особенности пермского пути

В Пермском крае полным ходом идет процесс создания Центров бухгалтерского учета, которые выполняют функции бухгалтерского, кадрового и планово-экономического учета от муниципальных, а также краевых учреждений и ведомств. Аналогичные мероприятия реализуются во многих регионах России, в частности, в Вологодской, Ленинградской, Московской областях. Но у Пермского края на этом пути есть свои отличительные особенности.

Во-первых, речь идет о неразрывности и параллельности функциональной и технологической централизации. Одновременно по единому графику передаются функции по ведению учета в единые учетные центры (функциональная централизация) и переводятся все учетные процессы организаций бюджетной сферы на единый программный продукт (технологическая централизация) — Единую информационную систему управления финансово-хозяйственной деятельностью организаций государственного сектора Пермского края (ЕИС УФХД или «Облачная бухгалтерия»).

Проект быстро набирает обороты. В большинстве территорий края процесс внедрения «Облачной бухгалтерии» начался в декабре 2018 года и должен полностью завершиться к концу 2020 года. При этом в ряде районов уже функционировали свои центры учёта, которые работали в различных программных продуктах. Например, в Березниках своя централизованная бухгалтерия появилась еще в 2011 году, в Орде — в 2012-м. А к 2018 году центры учета функционировали уже в 15 муниципальных образованиях.

«Негатив от новаций обычно возникает в трех случаях: если люди не понимают, зачем все это нужно; если они не хотят учиться и повышать свою квалификацию; если им есть что скрывать»

На сегодняшний день в Пермском крае все центры учета работают на новом программном продукте ЕИС УФХД, который соответствует всем современным требованиям. В ряде территорий, например, в Красновишерске, централизованные бухгалтерии создавались с нуля, то есть там как раз одновременно проводилась и функциональная, и технологическая централизация.

Вторая особенность: в Пермском крае изначально было принято решение о проведении комплексной централизации, которая включает в себя не только бухгалтерский, но и кадровый учет, а также отчетность, аналитику, статистику и закупочную деятельность. Такой подход был необходим, потому что выяснилось, что в муниципалитетах, а особенно в поселенческих учреждениях зачастую отсутствовал не только бухгалтерский, но и кадровый учет. Полноценной кадровой работы в том объеме, которая требуется в соответствии с законодательством, во многих учреждениях не велось. На сегодняшний день центры учета возрождают, восстанавливают кадровое делопроизводство.

Наконец, третье: если в других субъектах Федерации централизацию бухгалтерского учета начали с ведомств, то в Пермском крае пошли по пути вовлечения не только краевых министерств с подведомственными им учреждениями, но и органов местного самоуправления. Большое внимание уделено именно муниципалитетам, особенно тем, кто остро нуждается в кадрах и современном программном обеспечении. Как показала практика, это было верное решение. Потому что в некоторых территориях бухгалтерский учет пришлось воссоздавать чуть ли не с нуля. Выявлены факты нерегулярного ведения учета, который заносился от руки, практически в «амбарные книги».

Цели и задачи

Для чего все это нужно? Целей несколько. Это и улучшение качества управления за счет высокого уровня достоверности данных, их удобной и наглядной визуализации по отраслям. Это и обеспечение прозрачности движения и учета бюджетных денежных средств. Это и повышение эффективности их расходования. Наконец, это высокая оперативность получения информации.

На уровне Федерации декларируется большая реформа бухгалтерского учета в госсекторе, внедрение новых федеральных стандартов. Все это требует высокой квалификации. При этом не секрет, что на местах не всегда хватает специалистов, обладающих необходимыми современными знаниями и навыками. «Облачная бухгалтерия» решает и эту проблему. Одна из основных задач сейчас — обучить всех специалистов центров учета освоению нового программного продукта, а также обеспечить полноту занесения учетной информации в систему для ее максимального использования.

«Благодаря внедрению «Облачной бухгалтерии» повышается прозрачность ведения бухучета, исключаются не только ошибки, но и сознательные злоупотребления. Нечистоплотность выявляется сразу»

Переход на работу в «облаке» позволяет главным распорядителям бюджетных средств (ГРБС) видеть всю необходимую им информацию в режиме онлайн и по любому подведомственному учреждению. Речь идет о таких параметрах, как кредиторская/дебиторская задолженность, начисление заработной платы, штатное расписание, остатки на счетах и т. д.

Также важно, чтобы руководители учреждений получали максимально полную информацию о деятельности своего учреждения. Кстати, с этой целью правительством Пермского края разрабатывается специальный аналитический блок — удобный и понятный интерфейс, позволяющий ознакомиться со всеми необходимыми данными по деятельности учреждения через «облако» в режиме реального времени с любого местонахождения руководителя.

Кроме этого, с переходом на «облачную» систему исчезает потребность в многочисленных межведомственных запросах. Значительно упрощается документооборот.

Механизм реформы

Общее управление всеми процессами осуществляют Центры бухгалтерского учета (ЦБУ), как территориальные, так и отраслевые. Такие Центры имеются уже во всех муниципальных образованиях Пермского края. Завершился процесс их формирования и по ведомственному принципу.

На сегодняшний день создано 49 межотраслевых ЦБУ (45 — в муниципальных образованиях Пермского края, 4 — в Перми). Свои Центры бухгалтерского учета организованы при четырех краевых министерствах — образования и науки, здравоохранения, культуры, физической культуры и спорта, а также создан единый центр учета для органов власти. Всего участниками проекта «Облачная бухгалтерия» являются более 3 тыс. организаций бюджетной сферы регионального и муниципального уровня.

Центры бухгалтерского учета обслуживают все организации государственного сектора по нескольким направлениям: ведут бухгалтерский учет, налоговый учет, кадровый учет, а также занимаются обеспечением финансово-экономической деятельности.

Евгения Серебреникова, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», с. Орда:

— Происходит оцифровка данных. При работе с бюджетными средствами активно внедряются новые технологические решения. Вся информация хранится в одном месте. Это позволяет более рационально использовать трудовые и временные ресурсы. Время на обработку информации значительно ускоряется.

Анастасия Кучева, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Лысьва:

— «Облачная бухгалтерия» исключает дублирование информации. Нет необходимости многократно вводить в различные информационные базы одни и те же данные. Теперь это делается один раз, что значительно снижает риск появления ошибок. Отчетность собирается не от нескольких источников, а от одного. Значительно ускоряются все процессы по взаимодействию между различными ведомствами. В итоге мы получаем высокое качество ведения учета, оптимизацию всех процессов и штата, а также снижение затрат.

Издержки и трудности

В большинстве территорий с большим желанием отнеслись к работе в этой системе, приняли новые «правила игры» и начали переходить на обслуживание в ЦБУ. Хотя были и такие, кто, так или иначе, не соглашался с новациями.

Не все руководители готовы были учиться новому, привыкнув даже в хозяйственных вопросах полагаться на своих заместителей по финансам/кадрам. В иных учреждениях доходило до того, что главному бухгалтеру приходилось заниматься совершенно несвойственными функциями вплоть до выбора цвета при покраске офисных стен.

Елена Баталова, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Березники:

— Поначалу было непонимание некоторых руководителей идеи централизации и нежелание раскрывать всю информацию о деятельности учреждения. Важно понимать, что негатив от новаций обычно возникает в трех случаях: если люди не понимают, зачем все это нужно; если они не хотят учиться и повышать свою квалификацию; если им есть что скрывать.

Вера Ветчанинова, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Соликамск:

— Не скрою — поначалу было трудно. Началась кадровая текучка — сразу уволились почти 30 человек (потом, правда, многие вернулись). Возникли проблемы с помещением. Мы столкнулись с непониманием со стороны многих руководителей учреждений. Были трудности с техподдержкой при работе с новым программным обеспечением. Выяснилось, что в ряде учреждений полностью отсутствовал кадровый учет. Но ничего, мы справились, «протоптали тропинку». Тем, кто пойдет за нами, будет уже легче.

Анастасия Кучева, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Лысьва:

— Сначала было тяжело и даже страшно. Нам мешали, оказывали сопротивление. Когда мы перешли к оцифровке бумажной документации, выяснилось, что местами учет не ведется вообще. На первых порах кто-то, возможно, надеялся, что этот процесс остановится, кто-то изначально с опаской относился к самой идее централизации. Сейчас даже эти скептики увидели плюсы для себя — как в части организации работы по-новому, так и в виде высвобождения ресурсов. А мы уже понимаем, как решать все эти проблемы, куда идти. Нам известны все слабые места. Наша цель — сдать отчет за 2020 год нажатием одной кнопки.

Евгения Серебреникова, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», с. Орда:

— Все новое обычно пугает. А потом, когда освоишься, научишься работать по новым правилам, задаешься вопросом: «А как же мы раньше жили-то без этого?»

Кадры

На входе в проект в государственных и муниципальных организациях Пермского края насчитывалось около 9 тыс. бухгалтеров. По расчетам, оптимизация, так или иначе, должна была коснуться 15-20% из них. Ожидался большой кадровый отток. Но, к счастью, этого не произошло.

Анастасия Кучева, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Лысьва:

— Выяснилось, что бухгалтера на местах зачастую выполняли не свойственные им функции, то есть работали попутно еще и как кадровики, делопроизводители, менеджеры по закупкам. Такое наблюдалось в основном в мелких учреждениях.

Часть высвобождающихся в результате внедрения «Облачной бухгалтерии» сотрудников получили при увольнении компенсационные выплаты, часть прошли переобучение. Но большого оттока нет. Наоборот, у нас есть дефицит кадров. Много вакансий.

Острую потребность в кадрах подтверждают руководители и других Центров бухгалтерского учета. Специалисты нужны практически во всех территориях.

Результаты

Повсеместно применяется единая методика бухгалтерского, кадрового учета, единый подход ко всему учетному процессу. Это позволяет осуществлять однократный ввод данных, подгружать новую информацию по мере ее поступления, а впоследствии — корректно сопоставлять самые различные данные. Происходит интеграция со всеми имеющимися системами — от бухучета до госзакупок. Таким образом, все государственные учреждения встраиваются в единый ИТ-ландшафт Пермского края.

Анастасия Кучева, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Лысьва:

— Прежде бухгалтеры и программисты выполняли нередко одну и ту же работу. Могли искажаться данные по кредиторской задолженности. Происходило серьезное искажение отчетности. При этом ошибки были не видны. Сейчас их уже не скрыть, никакая подтасовка цифр просто невозможна.

Качество учета значительно повысилось и с точки зрения сроков, и с точки зрения достоверности. Благодаря ЕИС УФХД теперь возможно взаимодействие и с другими системами, в том числе с налоговой инспекцией.

Благодаря внедрению «Облачной бухгалтерии» руководитель учреждения может более адекватно оценивать эффективность своих сотрудников, повышается прозрачность ведения бухучета, исключаются не только ошибки, но и сознательные злоупотребления. Нечистоплотность выявляется сразу.

Вера Ветчанинова, директор МКУ «Центр бухгалтерского учета», г. Соликамск:

— Происходит снижение затрат на ведение бухучета, повышается достоверность полученной информации, отсутствует ее избыточное дублирование. Перевод всей финансово-хозяйственной деятельности госучреждений на обслуживание в ЦБУ позволяет получать максимально достоверную информацию о них и, как следствие, проводить качественный анализ.

Есть и еще один важный аспект. Благодаря информационно-аналитической системе через Центры бухгалтерского учета руководство региона имеет возможность видеть и понимать происходящее с точки зрения организации финансово-экономической деятельности в каждой территории. Вся необходимая отчетная информация сконцентрирована в системе «Облачная бухгалтерия» и доступна для анализа в любое время, в режиме онлайн. А главное — она максимально достоверна. Всё это позволяет принимать верные управленческие решения в сфере финансового менеджмента.